معرفی اتوماسیون اداری ابری آوات: راهکاری هوشمند برای سازمان‌ها

داشتن مجموعه ابزار کاری خوب در سازمان، باعث می‌شود که هم از منظم کار کردن لذت ببرید و هم کارها را به نتیجه دلخواه برسانید. برای رسیدن به چنین تجربه‌ای نیاز دارید که ارتباط مؤثر با همکاران خود را حفظ کنید و تعاملات کاری را به صورت شفاف پیگیری کنید. مسئله مهم بعدی این است که این مجموعه ابزار را به صورت متمرکز و یکپارچه در اختیار داشته باشید و ناچار نباشید از ابزارهای پراکنده و غیرمتمرکز استفاده کنید. در این‌جا سیستم‌های اتوماسیون اداری اهمیت ویژه‌ای پیدا می‌کنند و همین سبب شده که کارهای اداری در عصر ارتباطات از این روش پیگیری شوند.

سیستم اتوماسیون اداری چیست؟

امروزه بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها ترجیح می‌دهند تا از روش‌های مکانیزه یا به‌اصطلاح «سیستم اتوماسیون اداری» برای انجام کارهای اداری  استفاده کنند؛ اما چه چیزی باعث شده تا تمایل به استفاده از روش‌های جدید رواج پیدا کند؟ مشخصاً روش‌های سنتی مانند گذشته کاربردی نیستند و احتمال ایجاد خطا، اتلاف وقت و هزینه، گم‌شدن اطلاعات و حتی خطرات امنیتی در آن‌ها بسیار بیشتر خواهد بود. از سوی دیگر مشکلاتی چون نیاز به آموزش کارمندان جدید سازمان برای یادگیری روش‌های سنتی می‌تواند زمان‌بر باشد.

بسیاری از کارکنان سازمان‌هایی که اتوماسیون اداری ندارند از طریق پیام‌رسان‌های مختلف با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند و این موضوع احتمال گم شدن یا از دست رفتن اطلاعات در طولانی‌مدت را قوت می‌بخشد. اتوماسیون اداری به‌شما امکان متمرکزسازی مراودات سازمانی در یک پلتفرم را می‌دهد. بنابراین هرکدام از مکاتبات درون‌سازمانی و برون‌سازمانی را از این طریق می‌توانید پیگیری و نگهداری کنید.

اگرچه سیستم‌های اتوماسیون اداری، دریایی از امکانات را به‌ ارمغان می‌آورند؛ اما تهیه و استفاده از آن‌ها، هزینه‌ها و چالش‌های مخصوص به خود را هم دارد. بنابراین برای کاهش هرچه بیشتر هزینه‌ها و دسترسی راحت‌تر کاربران، سیستم‌های اتوماسیون اداری ابری وارد میدان شدند.

مزیت اتوماسیون اداری ابری نسبت به سیستم‌های مرسوم چیست؟

درست است که سیستم‌های اتوماسیون اداری نسبت به روش‌های سنتی، هوشمندانه‌ترند و راهکاری مناسب برای انجام کارهای اداری محسوب می‌شوند؛ اما باز هم می‌توان به گزینه‌های بهتری فکر کرد. به‌عنوان مثال برای راه‌اندازی سیستم‌های اتوماسیون اداری مرسوم نیاز به موارد مختلفی دارید که برایتان هزینه قابل‌توجهی در پی خواهد داشت. ازجمله موارد هزینه‌بر در این روش‌ها می‌توان به نحوه استقرار، پشتیبانی و نگهداری در کنار نیاز به خرید سرور و استخدام متخصص IT اشاره کرد. از دیگر سو، حفظ امنیت سیستم و نگهداری اطلاعات هم بر عهده خود سازمان است که هزینه‌ها و منابع خود را می‌طلبد. این هزینه‌ها و دغدغه‌ها،‌ برای شرکت‌ها و سازمان‌های متوسط و کوچک مقرون به صرفه نیست و باعث می‌شود تا دسترسی‌شان به چنین ابزاری سخت باشد. اما راه چاره چیست؟

با توجه به موارد ذکر شده، سیستم‌های اتوماسیون اداری مبتنی بر فضای ابری پا به‌عرصه وجود نهادند. این سیستم‌ها به‌ صورت آنلاین و بدون نیاز به هرگونه زیرساخت سخت‌افزاری و نرم‌افزاری قابل‌ استفاده هستند. برای استفاده از اتوماسیون اداری ابری، فقط به یک مرورگر و یک خط اینترنت نیاز دارید؛ بنابراین،‌ در هر زمان و هر مکان، حتی با گوشی هوشمندتان هم می‌توانید کارهای اداری خود را پیش ببرید.

برای استفاده از  اتوماسیون اداری ابری نیازی به فضای ذخیره‌سازی فیزیکی مانند هارد دیسک و سایر فضاهای سخت‌افزاری نیز ندارید و می‌توانید مقدار زیادی اطلاعات را در آن ذخیره کنید. عدم نیاز به آپدیت‌های نرم‌افزاری و کاهش ریسک درز یا حذف اطلاعات نیز این نوع اتوماسیون اداری را به گزینه‌ای منطقی‌ برای کسب‌وکارها بدل می‌کند.شرکت «چارگون» با بیش از ۲۵ سال سابقه در توسعه راه‌کارهای اداری، راه‌کار اتوماسیون اداری ابری‌اش را با نام «آوات» ارائه کرده تا گزینه‌ای مطمئن و مقرون به صرفه برای شرکت‌ها و سازمان‌های متوسط و کوچک باشد.

معرفی قابلیت‌های متنوع سیستم اتوماسیون اداری ابری آوات

در ادامه مطلب اصلی‌ترین ویژگی‌های سیستم اتوماسیون اداری مبتنی بر فضای ابری آوات را مرور خواهیم کرد. این راهکار اتوماسیون اداری تاکنون میزبان سازمان‌ها و شرکت‌های مختلفی در بیش از ۱۶ صنعت بوده است. از این‌رو، آوات گزینه‌ای شناخته‌شده برای بسیاری از سازمان‌ها قلمداد می‌شود. در ادامه  نگاهی به ویژگی‌های برتر سیستم اتوماسیون اداری ابری آوات داریم. 

تجربه کاربری متفاوت و دلنشین

در همان نگاه اول می‌توان دریافت که آوات، اتوماسیون اداری را طوری روی فضای ابری بازآفرینی کرده که مانند همان‌چیزی که در اتوماسیون‌های استاندارد دیده‌ایم به‌شما امکان پیگیری می‌دهد. کار کردن با اتوماسیون اداری ابری آوات به‌سادگی ایمیل زدن است و پیچیدگی چندانی ندارد؛ بنابراین به‌سرعت می‌توانید آن را در سازمان خود مستقر کنید. رابط کاربری آوات نیز مدرن و مینیمال است که همین مسئله باعث می‌شود بدون نیاز به آموزش خاصی به ویژگی‌های آن مسلط شوید.

فرایند ساده و سریع برای انتخاب و تهیه راه‌کار مورد نیاز

فرایند خرید و استقرار اتوماسیون اداری در سازمان‌ها معمولاً این‌گونه است که نیاز به چنین ابزاری در یکی از بخش‌های سازمان تعریف می‌شود و به‌مرور به بقیه بخش‌های سازمان نیز سرایت می‌کند. در آوات می‌توانید راه‌کار مورد نظرتان‌ (مکاتبات اداری، مدیریت جلسات و…) را انتخاب کرده و آن‌را به‌صورت Pay as you go تهیه کنید؛ این اصطلاح به این معنی است که هر زمان و به هر میزان که نیاز داشتید، هزینه می‌کنید و نیازی نیست که از همان ابتدا یک پکیج بزرگ بخرید.

این امکان هم وجود دارد که بتوانید هر راه‌کار را برای مدتی به صورت رایگان استفاده کنید. به این ترتیب می‌توانید با سایر افرادی که در فرایند تصمیم‌گیری در کنار شما هستند، هم‌فکری کنید تا به‌صورت کاملاً شفاف در مورد به‌کارگیری آوات در شرکت یا سازمان خود تصمیم‌گیری به‌عمل آورید.

بی‌نیاز از ابزارهای جانبی،‌ مانند Word

یکی دیگر از ویژگی‌های جذاب سیستم اتوماسیون اداری آوات، ویرایشگر قالب‌های چاپی است. معمولاً برای چاپ سندهای مختلف (مانند نامه) در سربرگ سازمانی از نرم‌افزار Word مایکروسافت استفاده می‌شود و می‌بایست قالب‌های خود را در آن طراحی کنید؛ اما در آوات رویه متفاوتی را شاهد هستیم. این راهکار اتوماسیون اداری ابری بدون نیاز به نرم‌افزارهای جانبی به‌شما اجازه طراحی قالب‌های چاپی اداری را می‌دهد. کار کردن با این ویرایشگر سهولت زیادی دارد و تنها کافی است که المان‌های آماده آوات را در صفحه مورد نظر قرار دهید. به‌همین‌ترتیب هر قالب را یک بار ایجاد می‌کنید و می‌توانید بی‌نهایت بار از آن استفاده کنید.

ساختار سمت محور، مناسب هر نوع ساختار سازمانی

در آوات تفاوتی ندارد که یک سازمان کوچک چند کاربره داشته باشید یا یک سازمان با ساختار هلدینگی و دارای شعب. می‌توانید ساختار سازمانی خود را تعریف کنید و سمت‌های مورد نظرتان را به کارمندان خود اختصاص بدهید. تمام راه‌کارهای آوات (مانند مکاتبات اداری) به صورت سمت محور کار می‌کنند که این مسئله باعث می‌شود تا فرآیندهای سازمان شما با رفت‌وآمد کارمندان دچار تغییر نشود. همچنین می‌توانید به هر کارمند بی‌نهایت سمت اختصاص دهید تا به ازای هر سمت، کارتابل اختصاصی همان سمت را داشته باشد. با رفتن هر کارمند از سازمان یا تغییر سمتش نیز می‌توانید سمت او را به کارمند دیگری اختصاص بدهید تا تمام مراودات به‌صورت خودکار به کارمند جدید منتقل شود.

یادگیری آسان و پشتیبانی برخط

برای به‌کارگیری آوات در سازمان خود نیازی به متخصص برای آموزش نیروها پیرامون استفاده از این سیستم اتوماسیون اداری نخواهید داشت؛ زیرا آوات کاملاً ساده طراحی شده و علاوه‌‌بر آن راهنمای مخصوصی دارد که آموزش‌های آنلاین استفاده از این سیستم اتوماسیون اداری ابری را قدم به قدم به شما ارائه می‌کند. همچنین کارمندان شما می‌توانند به صورت مستقیم و از طریق چت درون برنامه‌ای، با واحد پشتیبانی آوات در تماس باشند و سوالات و مشکلات خود را مطرح کنند. در نتیجه تمام کارکنان سازمان با هر سطح دانش، توانایی استفاده از این راه‌کار اتوماسیون اداری را خواهند داشت.

نسخه مخصوص موبایل

آوات دارای رابط کاربری اختصاصی برای گوشی‌های موبایل است. می‌توانید در هر زمان و هر مکان از تمام امکانات اتوماسیون اداری در گوشی موبایل خود نیز استفاده کنید.

امکان تعیین سطح و مجوز دسترسی مختلف

در سیستم اتوماسیون اداری ابری آوات سطح دسترسی هرکدام از کارکنان قابل‌تعریف است. شما می‌توانید دسترسی‌های کارمندان خود را محدود یا گسترده‌تر کنید. هرکدام از دبیرخانه‌ها نیز سطح دسترسی متفاوتی دارند و می‌توان دسترسی‌های کارمندان به‌ هر دبیرخانه را تعیین کرد.

امکان دریافت اطلاعات

هر زمان که بخواهید، می‌توانید از اطلاعات خود در آوات خروجی بگیرید. یکی از مزایای منحصر به‌فرد آوات این است که خروجی اطلاعات آن‌را می‌توانید در سایر سیستم‌ها وارد کنید و همزمان، بدون نیاز به هیچ ابزار خاصی آن را ببینید.

امنیت بالا

در آوات داده‌ها در چندین مرکز داده ذخیره و وضعیت امنیت سرورها به صورت شبانه‌روزی بررسی می‌شود. وجود چند فایل پشتیبان در مرکز داده آوات احتمال از بین رفتن اطلاعات سازمانی را به صفر می‌رساند. همچنین اطلاعات مهم در آوات به صورت کدگذاری شده و غیرقابل واکشی ذخیره می‌شوند.

ویژگی‌های مختلف برای مدیریت مراودات اداری

آوات قابلیت‌های مختلفی برای مراودات اداری دارد. در فهرست زیر نگاهی مختصر به برخی از این قابلیت‌های مهم آوات داریم:

• ایجاد و مدیریت دبیرخانه‌ها
• ایجاد و مدیریت دفاتر اندیکاتور
• دریافت خودکار شماره نامه بر اساس الگوهای انتخابی
• جستجوی نامه بر اساس فیلترهای متنوع
• اختصاص برچسب به ارجاعات برای تسریع پیگیری
• پشتیبانی از پروتکل ECE
• مشاهده سوابق یک نامه و گردش‌های آن در سازمان
• ایجاد و مدیریت انواع جلسات
• مدیریت تقویم کاری
• مدیریت امضا

جمع‌‌بندی معرفی سیستم اتوماسیون اداری ابری آوات

شرکت چارگون با ارائه راهکار اتوماسیون اداری مبتنی بر ابر آوات، توانسته قابلیت‌ها و امکانات جذابی را برای سازمان‌های مختلف به‌ارمغان بیاورد. ویژگی‌های جذاب آوات مزایای مختلفی از جمله کاهش هزینه‌ها، استفاده راحت‌تر و امنیت بالاتر را در کنار دسترسی راحت‌تر در اختیار مشتریانش قرار می‌دهد. فرایند ایجاد حساب کاربری و ساخت سازمان در آوات بسیار ساده است. می‌توانید همین حالا با مراجعه به سایت آوات به صورت رایگان از امکانات این سیستم استفاده کنید.