یکی از نرم افزارهای پرکاربرد برای شرکت‌ها و سازمان‌ها در بخش امور اداری، نرم افزار دبیرخانه است که به منظور بایگانی و طبقه بندی اسناد و اطلاعات اداری مورد استفاده قرار می‌گیرد. بدون این نرم افزار امکان طبقه بندی حجم زیادی از داده‌ها با روش‌های سنتی وجود ندارد و نیاز به اتوماسیون دبیرخانه بیشتر از […]
یکی از نرم افزارهای پرکاربرد برای شرکت‌ها و سازمان‌ها در بخش امور اداری، نرم افزار دبیرخانه است که به منظور بایگانی و طبقه بندی اسناد و اطلاعات اداری مورد استفاده قرار می‌گیرد. بدون این نرم افزار امکان طبقه بندی حجم زیادی از داده‌ها با روش‌های سنتی وجود ندارد و نیاز به اتوماسیون دبیرخانه بیشتر از گذشته برای امور اداری داخل سازمان‌ها احساس می‌شود. اگر شما یک شرکت تازه تأسیس هستید یا مجموعه شما گردش مکاتبات داخلی زیادی ندارد یا اینکه پرسنل سازمان شما کمتر از 10 نفر است، حتماً به نرم افزار دبیرخانه نیاز خواهید داشت. پس با ما همراه باشید تا با امکانات فوق‌العاده این نرم افزار بیشتر آشنا شوید.
اداره امور دفتری با توجه به روش‌های تدوین شده بر عهده واحد سازمانی مشخصی است که گردش مکاتبات اداری را انجام می‌دهد. نرم افزار دبیرخانه کنترل کننده سیستم امور دفتری و گردش نامه‌های وارد شده یا صادر شده به سازمان است. با استفاده از این نرم افزار در اتوماسیون اداری، شما می‌توانید در کوتاه‌ترین زمان ممکن با فرمت نامه که در نرم افزار تعریف شده است، نامه‌های اداری سازمان خود را آماده و چاپ کنید. علاوه بر این امکان جستجو در بین نامه‌های صادر شده در آن نیز وجود داشته که با سهولت و در کمترین زمان انجام می‌شود.
از دیگر قابلیت‌های این نرم افزار می‌توان به امکان تعریف کاربران مختلف، ثبت نامه‌های وارد شده و صادر شده سازمان به همراه پیوست تصویر نامه که به وسیله اسکنر نرم افزار الکترونیکی دبیرخانه صورت می‌گیرد، اشاره نمود. کارهایی نظیر ثبت نامه‌های وارد شده به سازمان یا خارج شده از سازمان در دفتر اندیکاتور با ضمیمه شدن تصاویر آن و فایل‌های مرتبط با نامه به تعداد نامشخص در بانک اطلاعاتی سامانه نرم افزار الکترونیکی دبیرخانه و گردش مکاتبات، ثبت ارجاعات نامه‌های دریافتی، تعریف دفاتر اندیکاتور متفاوت نیز در این نرم افزار امکان‌پذیر است. همچنین امکان تعریف کاربران متعدد برای استفاده از این نرم افزار وجود دارد.
یکی از واحدهای عملیاتی در شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ دبیرخانه است که میتواند یک حوزه و دفتر کاری مستقل با چند کارمند و مدیر داشته باشد. این بخش مهم مسئولیت کنترل و ثبت انواع مکاتبات عادی و محرمانه وارد شده یا صادر شده در سازمان را برعهده دارد که این کار توسط مسئولین دفاتر انجام می‌شود.
به عبارت دیگر دبیرخانه دروازه اصلی ورود و خروج مکاتبات رسمی سازمان با مجموعه‌های خارج از آن است و وظیفه کنترل کیفی محتوای املایی نامه‌ها، استفاده از سربرگ‌های مناسب، شماره گذاری صحیح، شیوه‌های ارسال متناسب با مکاتبات، کنترل امضای مجاز و رسیدن نامه‌ها به دست گیرندگان را برعهده دارد.
این واحد به ثبت و مدیریت مرسولات در شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف می‌پردازد و پاسخگوی ارباب رجوع با توجه به مکاتباتی است که با سازمان داشته و در نهایت پیگیری نتیجه انجام کارها و ارسال پاسخ به سازمان‌ها و افراد را در قالب نامه‌های صادر شده، برعهده دارد.
بنابراین مسئول دبیرخانه نقش مهمی در یک سازمان داشته و اگر تعداد مکاتبات یک شرکت یا سازمان زیاد باشد، به صورت تمام وقت درگیر ثبت نامه‌های وارد شده و ارسال نامه‌های صادر شده خواهد بود. در نتیجه استفاده از نرم افزار دبیرخانه میتواند باعث صرفه جویی در زمان و افزایش سرعت راندمان کاری افراد در داخل سازمان‌ها شود.
با استفاده از این نرم افزار یک یا چند تیم کاری اداری می‌توانند اطلاعات نامه‌های وارد شده یا صادر شده سازمان را در دفاتر ثبت الکترونیک ثبت کرده و آنها را توسط اتوماسیون اداری در کارتابل‌های مخصوص به گردش درآورند. سطح دسترسی افراد مختلف بر اساس سطح محرمانه بودن آنها نیز میتواند متفاوت باشد که در پیاده سازی نرم افزاد باید به آن توجه نمود. عدم نیاز به دفاتر اندیکارتور چاپ شده، عدم نیاز به دفاتر اندکس، عدم نیاز به دفتر ارسال مرسولات، ارسال نامه‌ها و ثبت ساده نامه‌های وارد شده و صادر شده از جمله ویژگی‌های بارز نرم افزار دبیرخانه است.
اگر تصمیم دارید برای واحد مربوطه سازمان خود از نرم افزار دبیرخانه استفاده نمایید، بهتر است در مورد امکانات فوق‌العاده‌ای که این نرم افزار در اختیارتان قرار می‌دهد، بیشتر بدانید که شامل موارد زیر می‌شود:
ویژگی‌های بهترین نرم افزار الکترونیکی دبیرخانه شامل موارد زیر می‌شود:
با وجود این ویژگی‌ها، اگر به دنبال خرید بهترین نرم افزار الکترونیکی دبیرخانه هستید، ما به شما نرم افزار دبیرخانه آنلاین یگانه را پیشنهاد می‌کنیم که از امکانات مناسبی برخوردار است.
نرم افزار دبیرخانه الکترونیکی یگانه جزو بهترین نرم افزارهای دبیرخانه موجود در ایران شناخته می‌شود، به دلیل امکانات پیشرفته‌ای که در اختیار کاربران قرار می‌دهد، از جمله اینکه:
در صورتی که می‌خواهید با نرم افزار دبیرخانه یگانه بیشتر آشنا شوید، می‌توانید برای کسب اطلاعات بیشتر به وب‌سایت رسمی شرکت نرم افزاری یگانه مراجعه نمایید یا اینکه با کارشناسان این مجموعه در ارتباط باشید.
آژانس خبری فناوری Technology news agency (به اختصار تکنا Techna) سال 1389 با مجوز وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی با نام تکنولوژی نیوز (tech-news.ir) تاسیس شد و از بهمن 1392 فعالیتهای خود را بطور جدی آغاز کرد. تکنا در طی این سالها توانست بیش از 10 هزار مقاله اختصاصی در حوزه علم و فناوری تالیف و ترجمه کند. تکنولوژی نیوز در سال 1398 به «آژانس خبری فناوری تکنا» تغییر نام داد. تکنا آژانس خبری مستقل و غیرانتفاعی میباشد و متعلق به هیچ یک از نهادها و دستگاه های دولتی نیست. رسالت ما انعکاس دستاوردها و رخدادهای داخلی و بین المللی حوزه علم و فناوری مانند رویدادهای زیست محیطی، نجوم، پزشکی، اختراعات، کشفیات، اخبار گجتها و… تحت قوانین جمهوری اسلامی ایران میباشد.
